Alle Unternehmer müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, eine e-Rechnung
zu empfangen, zu lesen und zu archivieren!!!
Was ist eine e-Rechnung?
Es sind 2 Formate einer e-Rechnung vorgegeben:
- X-Rechnung; ist eine reine maschinenlesbare Rechnung und wird von den Behörden
angewendet. Das menschliche Auge kann diese Rechnung nicht lesen. - ZUGFeRD-Rechnung; ist eine maschinenlesbare Rechnung mit einem PDF-Anhang. Zumindest
der Anhang ist fürs menschliche Auge lesbar.
Alle anderen in elektronischer Form übermittelten Rechnungen sind KEINE e-Rechnungen (z.B.
als PDF-Anhang einer Mail, Foto etc.). Hier besteht keine Annahmepflicht, weil trotz
elektronischer Form keine e-Rechnung vorliegt. Man kann diese akzeptieren bzw. durch eine
Papierrechnung „ersetzen“ lassen.
Was ändert sich ab 2025?
Bis 2024 gilt die Papierrechnung als die Form der Rechnungserstellung und die elektronische
Rechnung als eine andere wählbare Variante, der der Empfänger zustimmen muss. Daher konnte
der Empfänger auf eine Papierrechnung bestehen.
Ab 1.1.2025 wird die e-Rechnung die vorrangige Form. D. h. keiner kann mehr auf eine
Papierrechnung bestehen, wenn der Leistende eine Rechnung im X- oder ZUGFeRD-Format
übermittelt. Rechnungen in PDF-Format gelten ab 1.1.2025 nicht mehr als e-Rechnungen, da sie
dem dann gültigen Format einer e-Rechnung nicht mehr entsprechen.
Für welche Rechnungen gilt diese Umstellung?
für alle Rechnungen an Geschäftskunden und Vermieter (auch von Ferienwohnungen)
Ausnahmen:
- für Rechnungen an Privatkunden ist die e-Rechnung nicht verbindlich. Es kann weiter eine Papierrechnung erstellt werden
- für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrkarten
- es gibt verschiedene Übergangsfristen
Übergangsfristen e-Rechnungserstellung
- Übergangsfrist 2 Jahre
Generell muss ab 01.01.2027 jeder größere Betrieb e-Rechnungen erstellen und an unternehmerische Leistungsempfänger versenden.
- Übergangsfrist für kleinere Betriebe ein weiteres Jahr.
Ab 01.01.2028 müssen dann auch Betriebe, mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, in der Lage sein, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger zu versenden.
Spätestens ab 2028 gibt es keine Papierrechnung mehr.
Was muss ich machen?
Es ist nicht notwendig sofort auf die e-Rechnung umzustellen.
Es ist aber notwendig eingehende e-Rechnungen ab den 1.1.2025 zu verwalten, dazu
gehört auch die Archivierung.
Wie behandle ich eingehende e-Rechnungen?
Jeder muss in der Lage sein, eine e-Rechnung zu lesen und zu archivieren. Dazu benötigt man:
- Einlesemodul die Anbieter von Rechnungslegungsprogrammen (z. B. Lexoffice) bereitstellen bzw. externe Software z B. https://quba-viewer.org/?pk_campaign=qpr01&pk_source=hp
- Archivierungsprogramm (auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und
fälschungssicher!).
Diese Archivierung ist in guten Rechnungslegungsprogrammen integriert oder als eigenständiges Softwareprogramm erhältlich. Eine Ablage im Explorer unter einem eigenen Pfad REICHT NICHT.
Wie werden e-Rechnungen übertragen?
- Übertragung per E-Mail; es sollte eine gesonderte E-Mail-Adresse für e-Rechnungen verwendet werden,vorzugsweise ohne einen Hinweis auf „Rechnung, Invoice etc. “ , damit diese Mail für Hacker nicht als Rechnungsmail erkennbar ist. Die Hacker könnten bei einem gehackten E-Mail-Account durch Ersatz der Bankverbindung die Überweisung auf ihr eigenes Konto leiten. Achten Sie bei ihren eingehenden Rechnungen auf merkwürdige oder wenig bekannte Bankverbindungen.
- Weberfassung (erfassen der Rechnungsinhalte über ein Online-Formular der Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
- Upload (hochladen von e-Rechnungen über die Internetseite bzw. ein Portal des Rechnungsempfängers)
- Webservice (z.B. über PEPPOL)
Wie stelle ich um?
Da dies ab 2027 (bzw. kleine Unternehmen ab 2028) für Rechnungen an Unternehmer
verpflichtend ist, sollte bis dahin überlegt werden, wie man diesen Anforderungen gerecht werden
kann. Ist eine Rechnungslegung mit Word und Exel noch sinnvoll oder nutze ich den Komfort
eines Rechnungslegungsprogrammes? Wie kann ich die neuen Anforderungen nutzen, meinen
Verwaltungsaufwand zu minimieren? Wie können die Daten an den Steuerberater übergeben
werden? Wie lange brauche ich zur Umstellung? Wann will ich umstellen und wieviel Zeit
braucht das?
Folglich wird es zu einer Umstellung der Ablage und Aufbereitung der Belege für die
Buchhaltung kommen.