Mandanteninformation zur Umsatzsteuer

NEU ab 1.1.2017
Rechnungen bis 250 € sind Kleinbetragsrechnungen

Die Formvorschriften bei Rechnungen sind hoch. Jetzt hat der Gesetzgeber mit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz am 12.5.2017 rückwirkend zum 1.1.2017 die Kleinbetragsgrenze von 150,00 € auf 250,00 € hochgesetzt. Damit müssen Rechnungen bis 250,00 € nur die unten aufgelisteten Angaben enthalten, um die Vorsteuer ziehen zu dürfen.

Achten Sie auch weiterhin auf folgende Formerfordernisse bei Rechnungen für den Vorsteuerabzug

Rechnungen bis 250 € Rechnungen ab 250,01 €
Adresse und Name Rechnungsaussteller Adresse und Name Rechnungsaussteller
Adresse und Name Rechnungsempfänger
Art, Menge der Lieferung bzw. Leistung Art, Menge, Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
Steuernummer oder Ust.-IdNr
Ausstellungsdatum Datum und Leistungszeitpunkt
eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
aufgeschlüsselte Entgelt
Umsatzsteuersatz und Zahlbetrag Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit falls notwendig

Fehlt eine dieser Formerfordernisse kann keine Vorsteuer gezogen werden. Rechnungen können allerdings berichtigt oder ergänzt werden. Dies kann durch ein Dokument geschehen, das lediglich die zu berichtigenden oder fehlenden Angaben enthält, jedoch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung Bezug nimmt.
Jeder Unternehmer ist gegenüber anderen Unternehmern verpflichtet eine Rechnung mit allen Formerfordernissen auszustellen.

 

Cornelia Boerner • Steuerberaterin
Mühlenstr. 34 • 17207 Röbel Tel. 039931/59996 • Fax 039931/52127

– Fragen Sie Ihren Steuerberater ! –

Kasse bei Bargeschäften

 

WER?

Bilanzierende mit Bareinnahmen sind verpflichtet eine Kasse zu führen.

Nichtbilanzierende – sogenannte Einnahmenüberschußrechner- haben die Möglichkeit, Ihre Bargeschäfte anderweitig nachzuweisen. Da dies in der Regel schwierig bis unmöglich ist, ist auch hier eine Kasse zur Dokumentation der Bareinnahmen empfehlenswert.

Wie?

Die Aufzeichnung der Kassenbewegung erfolgt durch das Führen eines Kassenbuches, in dem die täglichen Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden. Das Kassenbuch muss gebunden sein. Dadurch ist es nicht möglich, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Im Handel sind Kassenbücher mit Durchschlag erhältlich. Das Original wird herausgetrennt und zu den Buchungsunterlagen gelegt; der Durchschlag verbleibt im Buch.

Wann?

Das Kassenbuch ist zwingend täglich zu führen. Der Unternehmer selbst hat täglich den tatsächlichen Kassenbestand festzustellen und das vorhandene Bargeld mit dem rechnerisch ermittelten Kassenbuchbestand zu vergleichen – sog. täglicher Kassensturz. Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf. Das Finanzamt kann dann bei Prüfungen Umsätze hinzu schätzen. Indizien dafür, dass der Kassensturz nicht täglich durchgeführt wurde, sind:

Einheitliches und gleichmäßiges Schriftbild, mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.

Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.

Der Kassenbestand ist zeitweise negativ.

Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Das heißt auch zu dokumentieren, wie es zu diesen Fehler kam.

Wie lange?

Das Kassenbuch muss für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Deshalb sind Ausdrucke auf Thermopapier zusätzlich mit einer Kopie aufzubewahren.

Welche Möglichkeiten der Aufzeichnung des Bargeschäftes gibt es?

1. Kassenbuch bei Bargeldkassetten und Registrierkassen:

Ein Kassenbucheintrag muss folgenden Angaben enthalten:

Datum

Belegnummer

Bruttobetrag

Leistungsbeschreibung.

täglicher Bestand auf dem letzten Eintrag des Tages

Übertrag des Bestandes auf die neue Seite

Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind verbleibende Leerzeilen am Ende der Seite durchzustreichen, um nachträgliche Eintragungen zu verhindern. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist. Wegradieren und übertuschen sind im Kassenbuch nicht erlaubt. Deshalb sind auch keine Bleistifte oder andere radierbare Schreibgeräte zu verwenden.

2. Kassenbuch bei PC-Kassen

Ordentlich geführte PC-Kassen können sämtliche Einzelbewegungen des Tages erfassen. Kassenausgaben können durch Eingabe ebenfalls erfasst werden, so dass diese PC-Kassen alle Bewegungen eines Kassenbuches enthält. Die elektronische Aufzeichnung speichert auch das Eingabedatum, so dass Einträge, die nicht Tag genau erfolgen, leicht erkennbar sind. Die Pflicht zur täglichen Aufzeichnung und täglichen Kassensturz bleibt auch bei dieser Kassenform und führt bei Nichtbeachtung sehr schnell zur Hinzuschätzung des Finanzamtes bei Prüfungen.

Kommt eine PC-Kasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons und die Dokumentation des täglichen Kassensturzes.

Welche weitergehenden Dokumentationspflichten bei Registrierkassen und PC-Kassen gibt es?

Stornierungen sind einzeln zu erfassen und einzeln auszuweisen. Es darf keine Verrechnung mit den erfassten Umsätzen erfolgen. Stornierungen sind zu erklären. Es sind die Bedienungsanleitung, die aktuelle Kassenprogramierung und die Programmierdokumentation über 10 Jahre aufzubewahren. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist auf das korrekt eingestellte Tagesdatum und Uhrzeit.

Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Registrier- und PC-Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren. Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen sind für jedes einzelne Gerät getrennt zu führen und aufzubewahren. Alle steuerlich relevanten Daten wie Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind aufzubewahren. Notfalls unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!

Mandanteninformation zur Umsatzsteuer

Formvorschriften bei Rechnungen

elektronische Rechnungen (z.B. Rechnung per E-Mail) gelten nur als Rechnung, wenn sie mit einer elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sind. Wollen Sie in Zukunft Rechnungen per E-Mail versenden, müssen diese Rechnungen diese digitale Signatur enthalten. Ebenso können Sie aus einer einfach per E-Mail versendeten Rechnung ohne Signatur keine Vorsteuer ziehen. Bestehen Sie daher in einem solchen Fall auf die Zusendung der Rechnung per Post.

Ab dem 1.7.2002 müssen alle Rechnungen die Steuernummer oder die Ust.-IdNr. des Rechnungsausstellers enthalten. Dies soll der schnelleren Kontrolle und Aufdeckung von Scheinfirmen durch die Finanzbehörden dienen. Ab 1.1.2004 ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn die Rechnung die Steuernummer oder die Ust-IdNr. enthält.

Seit dem 1.1.2002 muß eine Rechnung neben der Umsatzsteuer und dem Steuersatz auch den Nettobetrag ausweisen. Dies ist auch bei Endrechnungen zu beachten.
Endrechnungen können wie folgt aussehen:
Ausgeführte Arbeiten 15000 €
zzgl. USt 19 % 2850 €
Bruttobetrag 17850 €

abzgl. Abschlagszahlung (netto) 10000 €
zzgl. USt 1900 € 11900 €
Restzahlung 5950 €

Die Angabe des Nettobetrages und der Steuernummer ist auch bei Dauersachverhältnissen (z. B. Miete, Leasingverträgen) zu überprüfen; evtl. ist der Vertrag zu ergänzen. Erfolgt keine Änderung des Vertrages muß auf jeder Überweisung der Nettobetrag, die Ust und die Steuernummer oder Ust.-IdNr. gesondert ausgewiesen sein.

Achtung: Mietverträge müssen laufende Nummern haben!

Werden steuerfreie Umsätze erbracht (Ärzte, Hebammen, Versicherungen, steuerfreie Vermietung, Steuerfreiheit aufgrund der Kleinbetragsregelung) muß die Steuerfreiheit auf der Rechnung zu erkennen sein. Schreiben Sie daher in einem solchen Fall USt 0,00 € bzw. „diese Leistung ist umsatzsteuerfrei“. Bitte denken Sie an diesen Vermerk, auch wenn diese Regelung zugegebenermaßen sehr unverständlich ist:

Beachten Sie auch weiterhin die Formerfordernisse bei Rechnungen für den Vorsteuerabzug
Rechnungen bis 150 € Rechnungen ab 150 €
Adresse und Name Rechnungsaussteller – Adresse und Name Rechnungsaussteller
– Adresse und Name Rechnungsempfänger
Art, Menge der Lieferung bzw. Leistung – Art, Menge, Zeitpunkt der Lieferg/Leistg
– Steuernummer oder Ust.-IdNr
Ausstellungsdatum – Datum und Leistungszeitpunkt
eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
– nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
aufgeschlüsselte Entgelt
Umsatzsteuersatz und Zahlbetrag – Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
– bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit falls notwendig

Fehlt eine dieser Formerfordernisse kann keine Vorsteuer gezogen werden. Rechnungen können allerdings berichtigt oder ergänzt werden. Dies kann durch ein Dokument geschehen, das lediglich die zu berichtigenden oder fehlenden Angaben enthält, jedoch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung Bezug nimmt.

Jeder Unternehmer ist gegenüber anderen Unternehmern verpflichtet eine Rechnung mit allen Formerfordernissen auszustellen.

Es besteht Handlungsbedarf vor allem bei Miet-, Leasing- und ähnlichen Verträgen
Fordern Sie den Unternehmer schriftlich unter Bezug auf den betreffenden Vertrag auf, Ihnen die Steuernummer oder UST-IdNr mitzuteilen.

Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!

Handlungsempfehlungen zum Einhalten der GOBD-Anforderungen des Finanzamtes an die Buchführung

Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 dem Betriebsprüfer ein komplexes Werk zur Überprüfung der Buchführung von Bilanzierenden in die Hand gegeben. Zukünftig wird der Prüfer die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen nach diesen Maßstäben prüfen. Vieles darin ist schon lange bekannt, einiges legt die Finanzverwaltung streng und zu ihren Gunsten aus. Folgen dieser Überprüfung durch den Prüfer könnten Hinzuschätzungen sein, weil der Prüfer die Aufzeichnungspflichten des Steuerpflichtigen nicht bzw. nicht ausreichend erfüllt sieht.

Allgemeine Grundanforderungen an Alle

Die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen und dessen Buchführung müssen

vollständig

nachvollziehbar,

nachprüfbar,

zutreffend,

klar,

zeitnah,

fortlaufend und

unveränderbar

sein!! Diese Anforderungen müssen auch in Ihrer Vorarbeit bis zur Übergabe der Belege an uns und auch bei der Rückgabe der Belege und deren ordnungsgemäßer Ablage durch Sie beachtet werden.

Wir haben deshalb in loser Folge Handlungsempfehlungen für Sie entwickelt, die aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben.

Alle Informationen, die Sie in elektronischer Form erhalten, versenden bzw. erfassen sind dokumentensicher aufzubewahren. D. h. es ist auch in späteren Zeiträumen erkennbar, wann, von wem mit welchem Inhalt dieses Dokumente erhalten oder erzeugt wurde. Es darf keine Überschreibungen oder Löschungen geben, Änderungen müssen nachvollziehbar und datumsgenau aufgezeigt werden. Denken Sie in diesem Zusammenhang an E-Mail (Rechnungen, Anfragen, Anfragebestätigungen, Schriftverkehr zu betrieblichen Vorgängen), an Zeiterfassungen, PC-Kassen und elektronische Kassen, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungsprogramme, Kalkulationsprogramme, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter, Waagen etc.
Achtung: elektronisch erzeugte oder erhaltene Dokumente sind auch in Ihrer Ursprungsform – also elektronisch – aufzubewahren. Ein Ausdruck in Papierform reicht nicht. Darüber hinaus sind über 10 Jahre die Bedienungsanleitungen, alle Anweisungen zur Programmierung, Updatebeschreibungen, Protokolle und Anweisungen zum Umgang und zur tatsächlichen Einstellung der Systeme aufzubewahren.

Die zeitgerechte Erfassung Ihrer Rechnungseingänge kann bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen unterbleiben. Es muss aber in diesem Zusammenhang eine geschäftliche Routine vorgelegt werden, die ein „Vergessen“ unterbindet. Alle anderen Mandanten sollten Ihre Rechnungseingänge elektronisch (hier gilt wieder die Unveränderbarkeit und Archivierung aus Punkt eins) oder mit einem gebundenen Heft in Papierform erfassen. Für die Papierform sind die Anforderungen nicht so hoch. Es muss jede Rechnung eine fortlaufende Eingangsnummer haben, die in der Buchhaltung wiederverwendet wird und die Rechnungen sind in zeitlicher Abfolge zu erfassen

Kassen: Kassen sind ein großes Prüffeld mit sehr vielen Problemen, die sehr schnell zum Hinzuschätzen der Umsätze durch den Prüfer führen können. Es ist daher unumgänglich auf eine ordentliche Kassenführung zu achten. Dazu gab es bereits mehrere Hinweisblätter unsererseits. Wenn Sie diese nochmal erhalten wollen, sagen Sie uns einfach Bescheid. Die Grundprinzipien sind klar:

es muss jeden Tag ein Kassensturz durchgeführt werden, d.h., dass tatsächlich vorhandene Geld wird gezählt und mit dem errechneten Kassenbestand aus dem Kassenbuch verglichen

eine Kasse kann am Tagesende niemals negativ sein

es ist jede Geldbewegung in oder aus der Kasse heraus zu erfassen; auch Privatentnahmen, Geldtransit zur Bank oder unbare Bezahlungsarten, sofern sie im Tagesumsatz enthalten sind

Barbelege, die von der Kasse bezahlt werden, sind mit diesem Datum einzutragen (auch wenn der Barbeleg ein paar Tage vorher mit privaten Geld im Geschäft bezahlt wurde und jetzt „nur“ ein Ausgleich an Privat erfolgt)

es ist auf die Datumsabfolge zu achten, z. B Einnahmen vom 20. können nicht vor dem 19. stehen, Bankeinzahlungen am 10. können nicht erst am 11. aus der Kasse ausgetragen werden. Solche Fehler können nicht auftreten, wenn ein täglicher Kassensturz durchgeführt wird. Deshalb zeigen solche Fehler dem Prüfer auch, dass kein täglicher Kassensturz erfolgte. Das gleiche gilt auch bei Rechenfehlern im Kassenbuch, da in diesem Fall der errechnete Bestand nie mit dem tatsächlichen Geld übereinstimmt – spätestens beim Kassensturz wäre dieser Fehler aufgefallen und behoben worden.

Handkassen – sog. Offene Ladenkassen – benötigen zur Dokumentation einen handschriftlichen Tageskassenbericht mit Zählprotokoll. Wenn Einzelaufzeichnungen (Strichlisten, Kellner-Bestellzettel oder ähnliches) vorhanden sind, sind diese ebenfalls aufzubewahren und zur Kontrolle des ermittelten Tagesumsatzes beizufügen

für PC-Kassen und elektronische Kassen besteht Einzeldaten-Aufzeichnungspflicht. Es werden also nicht nur die Tagesendsummenbons gesichert, sondern jede einzelne Aktivität am Tag aufgezeichnet. Diese Daten müssen über 10 Jahre verfügbar, unveränderbar gespeichert und auslesbar sein. Diese Einzelaufzeichnungspflicht bezieht sich auf alle im Zusammenhang mit der Kasse erzeugten Daten; auch in vor- und nachgelagerten Systemen.

Keine Buchung ohne Beleg! Heben Sie alle Belege mit geschäftlichen Inhalt auf. Ordnen Sie Wirtschaftsgüter, die nicht zweifelsfrei nur geschäftlich verwendet werden können sondern auch privat dem Geschäft zu wenn eine geschäftliche Nutzung vorliegt. Diese Zuordnung kann durch die Aufnahme in das Kassenbuch bzw. Rechnungseingangsbuch mit dem Vermerk zur Verwendung erfolgen. Werden Ausgangsrechnungen vom Empfänger nicht in voller Summe bezahlt, weil hier Rechnungskürzungen vorliegen, so benötigt die Buchhaltung auch hierzu Hinweise und Vermerke, um eine zeitnahe Korrekturbuchung zu ermöglichen.

Dokumentationspflichten: Das Finanzamt verlangt von Ihnen genaue Kenntnisse zum Ablauf in Ihrem Betrieb. Dokumentieren Sie wer welche Aufgaben und Berechtigungen hat und wie Sie die Einhaltung dieser Rechte prüfen. Dokumentieren Sie wie die Belege wann in welcher Form verarbeitet werden. Dokumentieren Sie jede Änderung im Ablaufplan Ihres Betriebes. Dokumentieren Sie die Einstellungen in den Kassensystemen und anderen Datenerfassungssystemen.

Zeitnahes Festschreiben der Buchhaltung: Nach Erfassen der Belege in der Buchhaltung und vor dem Versenden der Umsatzsteuervoranmeldung müssen wir die Buchhaltung festschreiben. Änderungen der bisher erfassten Buchungen sind dann nicht mehr möglich. Deshalb benötigen wir von Ihnen bei unseren Rückfragen und Bemerkungen eine sehr schnelle Zuarbeit. Wir halten damit die Buchführung schlank und übersichtlich. Korrekturen im Nachhinein sind in der Buchhaltung nachvollziehbar und können zu einer unübersichtlichen Buchhaltung führen.

Bilanzierende Mandanten treffen diese Anforderungen uneingeschränkt. Bargeldgeschäfte treffen die Anforderungen an Kassen uneingeschränkt, auch als Einnahmenüberschussrechner.

Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!

Anforderungen an die Buchführung

Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 dem Betriebsprüfer ein komplexes Werk zur Überprüfung der Buchführung von Bilanzierenden in die Hand gegeben. Zukünftig wird der Prüfer die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen nach diesen Maßstäben prüfen. Vieles darin ist schon lange bekannt, einiges legt die Finanzverwaltung streng und zu ihren Gunsten aus. Folgen dieser Überprüfung durch den Prüfen könnten Hinzuschätzungen sein, weil der Prüfer die Aufzeichnungspflichten des Steuerpflichtigen nicht bzw. nicht ausreichend erfüllt sieht.
Steuerpflichtige, die eine Bilanz erstellen, müssen daher die hier beschriebenen Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten und die Buchführung genau beachten.
Steuerpflichtige, die eine einfache Einnahmenüberschussrechnung erstellen, müssen zumindest die blauen Textstellen inklusive des folgenden Absatzes beachten.
Steuerpflichtige die eine elektronische Kasse benutzen, müssen egal ob Bilanzierender oder Einnahmenüberschußrechner die grünen Textstellen inklusive des folgenden Absatzes zusätzlich beachten.

Allgemeine Grund-Anforderungen
Die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen und dessen Buchführung müssen
– vollständig
– nachvollziehbar,
– nachprüfbar,
– zutreffend,
– klar,
– zeitnah,
– fortlaufend und
– unveränderbar
sein!!

So bedarf es bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls. Jeder Geschäftsvorfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen.
Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Dazu gehört auch die Ablage des Beleges in seiner Ursprungsform. Das heißt Papierbelege sind in Papierform aufzubewahren (auch wenn sie eingescannt wurden) und elektronisch übermittelte bzw. erzeugte Belege sind in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufzubewahren (notfalls auch die begleitende E-Mail)
Besondere Anforderungen an elektronische Belege
Nicht nur die Ursprungsform der elektronischen Belege ist zu archivieren auch die dazugehörigen Programme zur Öffnung der Dateien und deren Bedienungsvorschriften. Elektronische Rechnungen genügen den Vorsteuervorschriften nur, wenn sie durch ein autorisiertes Anwendungsverfahrens erstellt und versendet wurden.
Besondere Sorgfalt sollten Sie auch auf die erforderlichen Verfahrensdokumentation legen. Darin müssen Sie alle Prozesse vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung darstellen. Eine den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechende Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation der angewendeten Programme umfassen.
Diese Anforderungen betreffen nicht nur elektronisch erhaltene Rechnungen, Ihr Anwendungsbereich ist wesentlich weitreichender:
Es betrifft auch folgende Systeme, sofern sie im Betrieb Verwendung finden:
(Dies gilt auch für Einnahmenüberschußrechner, sofern sie solche Systeme auch nur teilweise verwenden)
– Warenwirtschaftssysteme,
– elektronische Waagen,
– Kassensysteme,
– Zahlungsverkehrssysteme,
– Taxameter,
– Materialwirtschaftssysteme,
– Fakturierungsprogramme,
– Zeiterfassungssysteme aller Art,
– Finanzbuchführungs-, Anlagebuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssysteme sowie
– Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme aller Art.
Zu Systemen dieser Art zählen auch die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander verknüpft sind. Auf die Größe oder Anzahl der benutzten Systeme kommt es nicht an.
Die Finanzverwaltung will sämtliche in dem Betrieb erfassten Daten in ihre Prüfung einbeziehen, sofern diese Daten in irgendeiner Weise Kontakt zur Buchführung haben z. B. als Grundaufzeichnungen für den Lohn bzw. Kartenzahlung im Einzelhandel, Kundendaten in der Vertragsabwicklung, Kundenadressen in der PC-Kasse oder Kundenadressen für Handyverträge und Prepaid-Karten-Verkauf). In welcher Größenordnung die Finanzverwaltung tatsächlich auf solche Daten zugreifen darf, wird wohl erst durch richterliche Entscheidungen festgestellt werden können.

Der Grundsatz der Vollständigkeit
erfordert ein vollzähliges und lückenloses Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle. Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (Geschäftspartner, Leistungsgegenstand) darf nicht unberücksichtigt bleiben. Die Aufzeichnungspflicht umfasst nicht nur die in Geld bestehenden Gegenleistungen, sondern alle für das Verständnis des Geschäftsvorfalls notwendigen Informationen. Dazu gehören beispielsweise auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners. Dabei sind sowohl branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten als auch die Zumutbarkeit zu beachten. Bei großen Umsätzen mit kleinen Beträgen und unbekannten Kunden (Einzelhandel, Gaststätte usw.) besteht die Einzelaufzeichnungspflicht nur sofern das verwendete System bzw. Kasse diese ermöglicht. Diese Funktion darf auch nicht unterdrückt werden, wenn sie vorhanden ist. Für alle anderen gilt: Mindestens sind die Umsätze täglich und getrennt nach 7% bzw. 19% zu erfassen. Die Erfassung sämtlicher Umsätze versteht sich von selbst.
Alle Aufzeichnungen, die maschinell erzeugt wurden, sind maschinell und in ihrer Ursprungsform aufzubewahren. D. h., dass z. B. der Z-Bon (Tagessummenbon) einer elektronischen Kasse in ausgedruckter Form nicht ausreicht. Auch die Kasse hat alle Tagessummenbons der letzten 10 Jahre zu speichern und braucht deshalb einen entsprechend großen Speicher.
Das vom Unternehmer eingesetzte DV-System muss eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ermöglichen. Das beinhaltet Plausibilitätskontrollen sowohl inhaltlich als auch bei den Dateneingaben, die automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalysen bzw. Überprüfungen zur Vermeidung von Mehrfachbelegung bei Belegnummern usw. .

Der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert gewisse Voraussetzungen organisatorischer und ggf. technischer Art. So muss beispielsweise durch geeignete Maßnahmen verhindert werden, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall doppelt oder überhaupt nicht aufgezeichnet wird. Aus diesem Grunde darf ein eingesetztes System nicht in der Lage sein, eine Rechnung oder einen Bon auszustellen, ohne dass der Vorgang buchhalterisch erfasst und festgeschrieben wird.

Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit
Nachvollziehbarkeit bedeutet, die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle und das dabei angewandte Aufzeichnungsverfahren muss relativ einfach verfolgt werden können. Jeder (Buchungs-)Vorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle einerseits und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens andererseits verschaffen kann.
Die Entstehung und die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs müssen lückenlos vom Beleg zum Buchführungskonto und umgekehrt nachvollziehbar sein. Diese Verknüpfungen müssen über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist bestehen bleiben.

Die Bilanzierenden sind verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen:
Dazu gehört außer der genauen Bezeichnung der Hard- und Software auch die Beschreibung des gesamten organisatorischen Prozeßes (z. B. durch ein Organigram) des Werdeganges der Belege und Aufzeichnungen durch den Betrieb und die Vermittlung der Funktion und Berechtigungen der damit befassten Mitarbeiter. Sie besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation, jeweils zum genutzten Versions- und Update-Stand der elektronischen Systeme.

Der Grundsatz der Zeitnähe
Die Erfassung der Geschäftsvorfälle hat in einem zeitlichen Zusammenhang zum Geschäftsvorfall und zeitlich chronologisch zu erfolgen. Es ist eine geordnete und übersichtliche Belegablage erforderlich. Nicht statthaft ist, dass Geschäftsvorfälle längere Zeit offengehalten werden und sich dadurch Möglichkeiten eröffnen, den betreffenden Geschäftsvorfall später anders darzustellen. Sofern die Aufzeichnungen in zeitlichen Abständen erfolgen, muss der Unternehmer Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit ergreifen.

Achtung
Kassenbewegungen müssen grundsätzlich täglich aufgezeichnet werden
Folgender verfügbarer Zeitrahmen ist zu beachten:
– Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden. Der Zeitrahmen verlängert sich bis zum Ablauf des folgenden Monats, wenn entsprechende Vorkehrungen getroffen wurden und die Belege und Aufzeichnungen so erfasst bzw. abgelegt werden, dass kein Beleg bzw. Aufzeichnung verloren gehen kann. Das kann beispielsweise durch laufende Nummerierungen der ein- und ausgehenden Rechnungen, durch elektronische Grundaufzeichnungen in einem Kassensystem, Warenwirtschaftssystem oder Fakturierungsprogramm oder ein Rechnungsein- bzw. ausgangsbuch erfolgen.
– Bei baren Geschäftsvorfällen ist eine tägliche Erfassung unumgänglich. Sofern keine Kasse vorhanden ist, ist auch der Vermerk auf dem entsprechenden Beleg möglich.
Der Grundsatz der Unveränderbarkeit
Aufgezeichnete Geschäftsvorfälle dürfen nicht derart verändert werden können, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Buchungen dürfen nicht so veränderbar sein, dass es ungewiss ist, wann die Buchung tatsächlich vorgenommen worden ist. Änderungen elektronischer Buchungen müssen zwingend protokolliert werden. Elektronische Belege dürfen ebenfalls nicht ohne Protokollierung verändert werden können. In beiden Fällen muss die ursprüngliche Ausfertigung als geänderter Vorgang klar und eindeutig sichtbar sein. Ferner muss erkennbar sein, wie der Vorgang geändert worden ist. Auch notwendige Änderungen von Stammdaten müssen so protokolliert werden, dass diese sich nachvollziehen lassen. Zudem sind Änderungen im elektronischen Verfahren immer zwingend zu dokumentieren. Hierbei sind beispielsweise Verarbeitungsprotokolle und Verfahrensdokumentationen hilfreich.
Kassensysteme, die diesen Anforderungen nicht genügen, führen in einer Betriebsprüfung sofort zu Hinzuschätzungen!!
– Ergänzende Hinweise zu Kassensystemen und Kassenbuch
Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kioske oder Gaststätten) elektronische Registrierkassen nutzen, müssen die mit diesen Kassen erfassten Einnahmen und Ausgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Datenerfassung auf mitgeführten Papierrollen erfüllt nicht mehr die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung.
In Zukunft muss eine Kasse daher genug Speicherkapazität aufweisen, um der Speicherung von zehn Jahren gerecht zu werden.
Die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) müssen aufbewahrt werden, und zwar vollständig. Sie sind fortlaufend zu nummerieren und es dürfen keine Bons fehlen.
Folgende Daten muss ein Z-Bon festhalten:
– Unternehmensname,
– Zeitangabe des Abrufs,
– Datum,
– Tagessumme,
– Kundenkennzahl,
– Bar- oder Kreditkartenzahlung,
– Stornierungen,
– Retouren,
– Tagesabschlussauswertungen.
Für jede Kasse ist auch die betreffende Bedienungsanleitung aufzubewahren. Diese geben über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung Auskunft. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Handbücher und Wartungsprotokolle sowie Programmieranleitungen.

Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, im Kassenbuch stehen. Unverzichtbar sind folgende Angaben: Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank. Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen eines Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i.?d.?R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.

Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen sind, müssen allerdings im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleiben muss. Wenn Daten geändert werden, dann sollte das Datum der Änderung vermerkt werden.
Sie dürfen Ihre Eintragungen im Kassenbuch also nicht überschreiben, durchstreichen, überkleben, auslöschen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen. Außerdem müssen Sie einen Stift verwenden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d.h., Sie dürfen einen Kugelschreiber verwenden, einen Bleistift jedoch nicht. Sie müssen das Kassenbuch in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahren.
Wir weisen in diesem Zusammenhang nochmals auf die Umstellungsfrist Ihrer Kasse zum 1.1.2017 hin!

Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!

Cornelia Boerner
Mühlenstr. 34
17207 Röbel/Müritz
Tel. 039931/59996