Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 dem Betriebsprüfer ein komplexes Werk zur Überprüfung der Buchführung von Bilanzierenden in die Hand gegeben. Zukünftig wird der Prüfer die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen nach diesen Maßstäben prüfen. Vieles darin ist schon lange bekannt, einiges legt die Finanzverwaltung streng und zu ihren Gunsten aus. Folgen dieser Überprüfung durch den Prüfer könnten Hinzuschätzungen sein, weil der Prüfer die Aufzeichnungspflichten des Steuerpflichtigen nicht bzw. nicht ausreichend erfüllt sieht.
Allgemeine Grundanforderungen an Alle
Die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen und dessen Buchführung müssen
vollständig
nachvollziehbar,
nachprüfbar,
zutreffend,
klar,
zeitnah,
fortlaufend und
unveränderbar
sein!! Diese Anforderungen müssen auch in Ihrer Vorarbeit bis zur Übergabe der Belege an uns und auch bei der Rückgabe der Belege und deren ordnungsgemäßer Ablage durch Sie beachtet werden.
Wir haben deshalb in loser Folge Handlungsempfehlungen für Sie entwickelt, die aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben.
Alle Informationen, die Sie in elektronischer Form erhalten, versenden bzw. erfassen sind dokumentensicher aufzubewahren. D. h. es ist auch in späteren Zeiträumen erkennbar, wann, von wem mit welchem Inhalt dieses Dokumente erhalten oder erzeugt wurde. Es darf keine Überschreibungen oder Löschungen geben, Änderungen müssen nachvollziehbar und datumsgenau aufgezeigt werden. Denken Sie in diesem Zusammenhang an E-Mail (Rechnungen, Anfragen, Anfragebestätigungen, Schriftverkehr zu betrieblichen Vorgängen), an Zeiterfassungen, PC-Kassen und elektronische Kassen, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungsprogramme, Kalkulationsprogramme, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter, Waagen etc.
Achtung: elektronisch erzeugte oder erhaltene Dokumente sind auch in Ihrer Ursprungsform – also elektronisch – aufzubewahren. Ein Ausdruck in Papierform reicht nicht. Darüber hinaus sind über 10 Jahre die Bedienungsanleitungen, alle Anweisungen zur Programmierung, Updatebeschreibungen, Protokolle und Anweisungen zum Umgang und zur tatsächlichen Einstellung der Systeme aufzubewahren.
Die zeitgerechte Erfassung Ihrer Rechnungseingänge kann bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen unterbleiben. Es muss aber in diesem Zusammenhang eine geschäftliche Routine vorgelegt werden, die ein „Vergessen“ unterbindet. Alle anderen Mandanten sollten Ihre Rechnungseingänge elektronisch (hier gilt wieder die Unveränderbarkeit und Archivierung aus Punkt eins) oder mit einem gebundenen Heft in Papierform erfassen. Für die Papierform sind die Anforderungen nicht so hoch. Es muss jede Rechnung eine fortlaufende Eingangsnummer haben, die in der Buchhaltung wiederverwendet wird und die Rechnungen sind in zeitlicher Abfolge zu erfassen
Kassen: Kassen sind ein großes Prüffeld mit sehr vielen Problemen, die sehr schnell zum Hinzuschätzen der Umsätze durch den Prüfer führen können. Es ist daher unumgänglich auf eine ordentliche Kassenführung zu achten. Dazu gab es bereits mehrere Hinweisblätter unsererseits. Wenn Sie diese nochmal erhalten wollen, sagen Sie uns einfach Bescheid. Die Grundprinzipien sind klar:
es muss jeden Tag ein Kassensturz durchgeführt werden, d.h., dass tatsächlich vorhandene Geld wird gezählt und mit dem errechneten Kassenbestand aus dem Kassenbuch verglichen
eine Kasse kann am Tagesende niemals negativ sein
es ist jede Geldbewegung in oder aus der Kasse heraus zu erfassen; auch Privatentnahmen, Geldtransit zur Bank oder unbare Bezahlungsarten, sofern sie im Tagesumsatz enthalten sind
Barbelege, die von der Kasse bezahlt werden, sind mit diesem Datum einzutragen (auch wenn der Barbeleg ein paar Tage vorher mit privaten Geld im Geschäft bezahlt wurde und jetzt „nur“ ein Ausgleich an Privat erfolgt)
es ist auf die Datumsabfolge zu achten, z. B Einnahmen vom 20. können nicht vor dem 19. stehen, Bankeinzahlungen am 10. können nicht erst am 11. aus der Kasse ausgetragen werden. Solche Fehler können nicht auftreten, wenn ein täglicher Kassensturz durchgeführt wird. Deshalb zeigen solche Fehler dem Prüfer auch, dass kein täglicher Kassensturz erfolgte. Das gleiche gilt auch bei Rechenfehlern im Kassenbuch, da in diesem Fall der errechnete Bestand nie mit dem tatsächlichen Geld übereinstimmt – spätestens beim Kassensturz wäre dieser Fehler aufgefallen und behoben worden.
Handkassen – sog. Offene Ladenkassen – benötigen zur Dokumentation einen handschriftlichen Tageskassenbericht mit Zählprotokoll. Wenn Einzelaufzeichnungen (Strichlisten, Kellner-Bestellzettel oder ähnliches) vorhanden sind, sind diese ebenfalls aufzubewahren und zur Kontrolle des ermittelten Tagesumsatzes beizufügen
für PC-Kassen und elektronische Kassen besteht Einzeldaten-Aufzeichnungspflicht. Es werden also nicht nur die Tagesendsummenbons gesichert, sondern jede einzelne Aktivität am Tag aufgezeichnet. Diese Daten müssen über 10 Jahre verfügbar, unveränderbar gespeichert und auslesbar sein. Diese Einzelaufzeichnungspflicht bezieht sich auf alle im Zusammenhang mit der Kasse erzeugten Daten; auch in vor- und nachgelagerten Systemen.
Keine Buchung ohne Beleg! Heben Sie alle Belege mit geschäftlichen Inhalt auf. Ordnen Sie Wirtschaftsgüter, die nicht zweifelsfrei nur geschäftlich verwendet werden können sondern auch privat dem Geschäft zu wenn eine geschäftliche Nutzung vorliegt. Diese Zuordnung kann durch die Aufnahme in das Kassenbuch bzw. Rechnungseingangsbuch mit dem Vermerk zur Verwendung erfolgen. Werden Ausgangsrechnungen vom Empfänger nicht in voller Summe bezahlt, weil hier Rechnungskürzungen vorliegen, so benötigt die Buchhaltung auch hierzu Hinweise und Vermerke, um eine zeitnahe Korrekturbuchung zu ermöglichen.
Dokumentationspflichten: Das Finanzamt verlangt von Ihnen genaue Kenntnisse zum Ablauf in Ihrem Betrieb. Dokumentieren Sie wer welche Aufgaben und Berechtigungen hat und wie Sie die Einhaltung dieser Rechte prüfen. Dokumentieren Sie wie die Belege wann in welcher Form verarbeitet werden. Dokumentieren Sie jede Änderung im Ablaufplan Ihres Betriebes. Dokumentieren Sie die Einstellungen in den Kassensystemen und anderen Datenerfassungssystemen.
Zeitnahes Festschreiben der Buchhaltung: Nach Erfassen der Belege in der Buchhaltung und vor dem Versenden der Umsatzsteuervoranmeldung müssen wir die Buchhaltung festschreiben. Änderungen der bisher erfassten Buchungen sind dann nicht mehr möglich. Deshalb benötigen wir von Ihnen bei unseren Rückfragen und Bemerkungen eine sehr schnelle Zuarbeit. Wir halten damit die Buchführung schlank und übersichtlich. Korrekturen im Nachhinein sind in der Buchhaltung nachvollziehbar und können zu einer unübersichtlichen Buchhaltung führen.
Bilanzierende Mandanten treffen diese Anforderungen uneingeschränkt. Bargeldgeschäfte treffen die Anforderungen an Kassen uneingeschränkt, auch als Einnahmenüberschussrechner.
Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!