WER?
Bilanzierende mit Bareinnahmen sind verpflichtet eine Kasse zu führen.
Nichtbilanzierende – sogenannte Einnahmenüberschußrechner- haben die Möglichkeit, Ihre Bargeschäfte anderweitig nachzuweisen. Da dies in der Regel schwierig bis unmöglich ist, ist auch hier eine Kasse zur Dokumentation der Bareinnahmen empfehlenswert.
Wie?
Die Aufzeichnung der Kassenbewegung erfolgt durch das Führen eines Kassenbuches, in dem die täglichen Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden. Das Kassenbuch muss gebunden sein. Dadurch ist es nicht möglich, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Im Handel sind Kassenbücher mit Durchschlag erhältlich. Das Original wird herausgetrennt und zu den Buchungsunterlagen gelegt; der Durchschlag verbleibt im Buch.
Wann?
Das Kassenbuch ist zwingend täglich zu führen. Der Unternehmer selbst hat täglich den tatsächlichen Kassenbestand festzustellen und das vorhandene Bargeld mit dem rechnerisch ermittelten Kassenbuchbestand zu vergleichen – sog. täglicher Kassensturz. Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf. Das Finanzamt kann dann bei Prüfungen Umsätze hinzu schätzen. Indizien dafür, dass der Kassensturz nicht täglich durchgeführt wurde, sind:
Einheitliches und gleichmäßiges Schriftbild, mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.
Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.
Der Kassenbestand ist zeitweise negativ.
Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Das heißt auch zu dokumentieren, wie es zu diesen Fehler kam.
Wie lange?
Das Kassenbuch muss für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Deshalb sind Ausdrucke auf Thermopapier zusätzlich mit einer Kopie aufzubewahren.
Welche Möglichkeiten der Aufzeichnung des Bargeschäftes gibt es?
1. Kassenbuch bei Bargeldkassetten und Registrierkassen:
Ein Kassenbucheintrag muss folgenden Angaben enthalten:
Datum
Belegnummer
Bruttobetrag
Leistungsbeschreibung.
täglicher Bestand auf dem letzten Eintrag des Tages
Übertrag des Bestandes auf die neue Seite
Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind verbleibende Leerzeilen am Ende der Seite durchzustreichen, um nachträgliche Eintragungen zu verhindern. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist. Wegradieren und übertuschen sind im Kassenbuch nicht erlaubt. Deshalb sind auch keine Bleistifte oder andere radierbare Schreibgeräte zu verwenden.
2. Kassenbuch bei PC-Kassen
Ordentlich geführte PC-Kassen können sämtliche Einzelbewegungen des Tages erfassen. Kassenausgaben können durch Eingabe ebenfalls erfasst werden, so dass diese PC-Kassen alle Bewegungen eines Kassenbuches enthält. Die elektronische Aufzeichnung speichert auch das Eingabedatum, so dass Einträge, die nicht Tag genau erfolgen, leicht erkennbar sind. Die Pflicht zur täglichen Aufzeichnung und täglichen Kassensturz bleibt auch bei dieser Kassenform und führt bei Nichtbeachtung sehr schnell zur Hinzuschätzung des Finanzamtes bei Prüfungen.
Kommt eine PC-Kasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons und die Dokumentation des täglichen Kassensturzes.
Welche weitergehenden Dokumentationspflichten bei Registrierkassen und PC-Kassen gibt es?
Stornierungen sind einzeln zu erfassen und einzeln auszuweisen. Es darf keine Verrechnung mit den erfassten Umsätzen erfolgen. Stornierungen sind zu erklären. Es sind die Bedienungsanleitung, die aktuelle Kassenprogramierung und die Programmierdokumentation über 10 Jahre aufzubewahren. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist auf das korrekt eingestellte Tagesdatum und Uhrzeit.
Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Registrier- und PC-Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren. Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen sind für jedes einzelne Gerät getrennt zu führen und aufzubewahren. Alle steuerlich relevanten Daten wie Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind aufzubewahren. Notfalls unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!