Formvorschriften bei Rechnungen
elektronische Rechnungen (z.B. Rechnung per E-Mail) gelten nur als Rechnung, wenn sie mit einer elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sind. Wollen Sie in Zukunft Rechnungen per E-Mail versenden, müssen diese Rechnungen diese digitale Signatur enthalten. Ebenso können Sie aus einer einfach per E-Mail versendeten Rechnung ohne Signatur keine Vorsteuer ziehen. Bestehen Sie daher in einem solchen Fall auf die Zusendung der Rechnung per Post.
Ab dem 1.7.2002 müssen alle Rechnungen die Steuernummer oder die Ust.-IdNr. des Rechnungsausstellers enthalten. Dies soll der schnelleren Kontrolle und Aufdeckung von Scheinfirmen durch die Finanzbehörden dienen. Ab 1.1.2004 ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn die Rechnung die Steuernummer oder die Ust-IdNr. enthält.
Seit dem 1.1.2002 muß eine Rechnung neben der Umsatzsteuer und dem Steuersatz auch den Nettobetrag ausweisen. Dies ist auch bei Endrechnungen zu beachten.
Endrechnungen können wie folgt aussehen:
Ausgeführte Arbeiten 15000 €
zzgl. USt 19 % 2850 €
Bruttobetrag 17850 €
abzgl. Abschlagszahlung (netto) 10000 €
zzgl. USt 1900 € 11900 €
Restzahlung 5950 €
Die Angabe des Nettobetrages und der Steuernummer ist auch bei Dauersachverhältnissen (z. B. Miete, Leasingverträgen) zu überprüfen; evtl. ist der Vertrag zu ergänzen. Erfolgt keine Änderung des Vertrages muß auf jeder Überweisung der Nettobetrag, die Ust und die Steuernummer oder Ust.-IdNr. gesondert ausgewiesen sein.
Achtung: Mietverträge müssen laufende Nummern haben!
Werden steuerfreie Umsätze erbracht (Ärzte, Hebammen, Versicherungen, steuerfreie Vermietung, Steuerfreiheit aufgrund der Kleinbetragsregelung) muß die Steuerfreiheit auf der Rechnung zu erkennen sein. Schreiben Sie daher in einem solchen Fall USt 0,00 € bzw. „diese Leistung ist umsatzsteuerfrei“. Bitte denken Sie an diesen Vermerk, auch wenn diese Regelung zugegebenermaßen sehr unverständlich ist:
Beachten Sie auch weiterhin die Formerfordernisse bei Rechnungen für den Vorsteuerabzug
Rechnungen bis 150 € Rechnungen ab 150 €
Adresse und Name Rechnungsaussteller – Adresse und Name Rechnungsaussteller
– Adresse und Name Rechnungsempfänger
Art, Menge der Lieferung bzw. Leistung – Art, Menge, Zeitpunkt der Lieferg/Leistg
– Steuernummer oder Ust.-IdNr
Ausstellungsdatum – Datum und Leistungszeitpunkt
– eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
– nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
aufgeschlüsselte Entgelt
Umsatzsteuersatz und Zahlbetrag – Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
– bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit falls notwendig
Fehlt eine dieser Formerfordernisse kann keine Vorsteuer gezogen werden. Rechnungen können allerdings berichtigt oder ergänzt werden. Dies kann durch ein Dokument geschehen, das lediglich die zu berichtigenden oder fehlenden Angaben enthält, jedoch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung Bezug nimmt.
Jeder Unternehmer ist gegenüber anderen Unternehmern verpflichtet eine Rechnung mit allen Formerfordernissen auszustellen.
Es besteht Handlungsbedarf vor allem bei Miet-, Leasing- und ähnlichen Verträgen
Fordern Sie den Unternehmer schriftlich unter Bezug auf den betreffenden Vertrag auf, Ihnen die Steuernummer oder UST-IdNr mitzuteilen.
Aufgrund der Allgemeingültigkeit und Unverbindlichkeit der Informationen ist jede Haftung für deren Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit ausgeschlossen.
Verbindliche Aussagen können deshalb nur auf konkrete Anfragen abgegeben werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater!